文件管理系统帮助企业实现自动化生产(下)

    2002年，美国国会通过了萨班斯－奥克斯利法案法案（Sarbanes-OxleyAct,简称SOX法案），该法案将提供可追踪和可审计的财务报告变成了企业的一项法律责任。而Gramm-Leach-Blilely法案则要求企业实施客户数据使用的问责制。这些保护客户隐私信息的法律法规的出台使文件管理变成了大多数企业必须选择的一项技术。

    Thumma指出：“严格的政府和行业法规已经对客户需求产生了重大的影响，并促进了文件管理技术的发展。在经历了安然事件等一系列丑闻之后，遵守相应的法规已经不再是一种奢侈，而是一种必要的行为了。”

    Lakness声称自动生成报告能够为企业节省大量的时间和资金。他说：“手工操作的成本非常昂贵，所以我们必须要采取措施提高企业的自动化水平。”

    Shufeldt认为文件管理系统就像自己的得力助手一样重要，而且它还应该得到更广泛的应用。

    Shufeldt说：“在当今的商业市场上，企业不应该只购买一个能帮他们保证数据安全的系统，而是应该引进一种能够改善整体经营和生产力的方法，并通过这个新的信息储存、管理和访问方法，使客户信息得到更全面的保护。”

    Shufeldt补充说：“五年以前，文件管理系统还只是在财务等需要保持纪录的关键部门里使用，但是现在，它应该在企业的每一个部门里得到有效的应用。”

    工作流程

    在一个成功的应用中，工作流程应该与文件管理系统形成相辅相承的关系。Shufeldt说：“工作流程应该被整合到文件管理系统中，但实际上，一个工作流程解决方案与一个文件管理解决方案之间是没有任何区别的。它们应该组成一个完整的系统。当文件进入系统的时候，这个系统应该知道由谁来对这个文件进行处理，如何处理以及处理的时机。文件管理应该成为一个大的信息管理系统中的组成部分。”

    Skywire软件公司的首席营销官WendyGibson说：“在理想情况下，文件管理系统应该与客户已有的工作流程相匹配，并提高这个工作流程的速度，而不是对其进行大规模的改造。很多客户的目标都是尽可能提高工作流程的自动化水平。他们不想为了软件改变自己原有的工作方式，而是希望软件能够主动来适应他们。”

    Thumma说：“一个文件管理系统可以通过提供信息来改变工作流。如果你在文件管理系统的基础上再添加一个电子工作流程，就能使整个企业发生翻天覆地的变化。”

    Lakness说：“我们为自己能够适应当前的工作流程而感到骄傲。”据了解，该公司服务的很多企业都是通过合并和收购建立起来的。新公司中的每一个组成单元都有多个遗留下来的系统，而Laserfiche的解决方案就能适应这些不同的系统。此外，该公司还开发出了一个工作流程自动化产品，能够有效提高工作流程的性能。

    Treeno软件公司的首席执行官JimKrzywicki说：“如果一个文件管理系统不能提供工作流程，那它就不会得到人们的重视。企业只要存在一天，信息和内容就要在公司里流动一天，所以，工作流程的能力是至关重要的。”

    传播到全世界

    数字文件和文件管理系统的应用在过去的五到十年里已经发生了翻天覆地的变化。

 EMC公司的高级解决方案营销经理ToniEddelman指出：“五年以前，文件管理系统让我们摆脱了纸张的束缚。现在，一切都发生了改变。企业只要一接到纸制文件，就会对它们进行扫描，并把它们输入管理系统中。”她认为，在事务性市场上，企业内容管理系统是增长速度最快的一种文件管理系统。

    Interprise公司的总裁兼首席执行官ChrisRasmussen说：“随着各项法规的日益健全和客户要求的不断提高，企业对文件管理系统的需求也在稳步上涨。我们现在不仅要把工作流程中的各个程序整合在一起，而且还要把企业内外的所有相关人员都联系在一起。”

    Lakness说：“我认为商业领域的最大变化就是很多企业的前台都被整合到了生产流程中。随着审计法变得越来越透明，公司也有了更多保存通讯记录的责任。这与上世纪就是年代的情况已经有了很大的不同，当时公司里的各个部门都独立运行的。”

    为了更好地了解客户的真实需求，Laserfiche与很多行业组织都建立起了联系，其中包括执法机构、保险机构、政府部门、联邦代理机构和健康管理机构。让员工去参加当地的经验交流会有助于他们把先进的文件管理方式带入自己所在的企业。Lakness指出很多联邦代理机构不但对产品的生产和运输提出了不同的要求，而且还对很多专业术语使用了不同的词汇。为了解决这个问题，Laserfiche公司专门成立了一个服务于特定市场的小分队。这个小分队将常见的市场语言整合到了文件管理系统中。

    一个美好的未来

    文件管理和其他辅助性技术必将成为市场的主流，为来自不同行业和不同规模的企业用户带来好处。较低的投资成本是促使人们采用这种系统的主要原因之一。Shufeldt注意到，由于经济拮据，当初有很多企业只能使用自己开发的解决方案或已经过时的纸张驱动程序，而使用文件管理技术对他们来说几乎是一种奢望。

    Thumma说：“对于将来，我希望能够看到更多的企业把文件管理、记录管理、电子取证、商业过程管理和工作流程软件等数字记录技术真正地融入到自己的工作流程中去，这不但能让他们具有更全面的数据处理能力，而且能让他们随时得到自己所需的信息。”

    Krzywicki说：“最重要的是，员工们可以把自己的主要精力集中到更重要的能够创收的工作上来，并通过文件管理系统的使用为企业赢得更多的客户。”